Administratief medewerker & klantenondersteuning — tweetalig NL/FR

Jouw rol

• Je bent de eerste stem van Heat Me. Je beantwoordt de telefoon en de schriftelijke aanvragen, in het Nederlands en in het Frans.
• Je kwalificeert de vraag (onderhoud, herstelling, vervanging, spoed) en plant eenvoudige afspraken volledig zelf in, zonder door te geven.
• Je registreert de klant, het pand en de aanvraag correct in ons ERP.
• Je bent de dagelijkse schakel met ons netwerk van zelfstandige technici voor de opvolging van de interventies.
• Je volgt de bestellingen bij leveranciers op: bevestiging, levering, herinnering, controle van de facturen. En je verwittigt het team zodra een late levering een interventie in gevaar brengt.
• Je ondersteunt het team kleine interventies bij de administratieve opvolging van de dossiers.
• Later: de opvolging van onbetaalde facturen, diverse administratieve taken, en het dagelijks in orde houden van het kantoor.

Jouw profiel

• Onberispelijk Frans, schriftelijk en mondeling. Het is de taal van het grootste deel van wat je schrijft.
• Nederlands waarmee je een klantengesprek volledig kan voeren. Welke van de twee je moedertaal is, maakt niet uit: allebei moeten ze stevig zijn. Dat is de toegangsvoorwaarde voor deze functie.
• Administratieve nauwkeurigheid. Eén verkeerd ingegeven adres kost het hele team uren.
• Vlot aan de telefoon: luisteren, geruststellen, het overzicht bewaren bij iemand die zijn probleem slecht uitlegt, en kalm blijven als het gesprek gespannen wordt.
• Zin voor prioriteiten en zelfstandigheid: een eenvoudig dossier zelf afronden, en weten wanneer je moet doorgeven.
• Vlot met digitale tools, en kritisch genoeg om niet zomaar door te sturen wat een machine heeft geschreven.
• Enkele jaren ervaring in administratieve ondersteuning, klantendienst of als assistent(e).

Wat we niet vragen: geen technische achtergrond in verwarming, geen voorkennis van ons ERP. Enige boekhoudkundige notie is een plus, geen voorwaarde.

Wat we bieden

• Een voltijds contract van onbepaalde duur, op ons kantoor in La Hulpe, in een groene omgeving.
• Een omgeving die echt uitgerust is, waar je niet drie keer dezelfde informatie moet intikken, en een team dat klein genoeg is om jouw voorstel de week nadien in gebruik te nemen.
• Een volledige interne opleiding, in contact met het team. Aanwezigheid op kantoor is vereist tijdens die hele periode, daarna is flexibiliteit bespreekbaar.
• Een verloning in functie van je ervaring en je niveau Nederlands.

De procedure

• Een eerste telefoongesprek van tien minuten, deels in het Nederlands.
• Een korte schriftelijke oefening, in beide talen.
• Een gesprek met de operationeel verantwoordelijke, met een telefoonsimulatie.
• Een gesprek met de directie: je parcours, je verwachtingen, de voorwaarden.

Wij beantwoorden elke sollicitatie.

Interesse?

Solliciteer via de knop hieronder, of stuur je cv en enkele regels over wat je in deze functie aanspreekt naar poste_assistant@heat-me.be. Vermeld ook vanaf wanneer je beschikbaar zou zijn: dat is voor ons belangrijk.

Je gegevens worden verwerkt door Heat Me, avenue Reine Astrid 92, 1310 La Hulpe, uitsluitend in het kader van deze selectieprocedure. Leidt je sollicitatie niet tot een aanwerving, dan bewaren we ze maximaal twee jaar na afsluiting van de procedure, om je opnieuw te kunnen contacteren als er een passende functie vrijkomt. Je kan op elk moment inzage, verbetering of verwijdering van je gegevens vragen via datzelfde adres. Er komt geen geautomatiseerde besluitvorming aan te pas in onze selectie.